Instructie intermediairs

Initiëren ketenmachtigingen

U bent vertegenwoordiger van een intermediair en u heeft een We-ID overeenkomst gesloten voor de uitrol van ketenmachtigingen onder uw relaties.

Het stappenplan

Stap 1

Inrichten We-ID beheermodule

De uitrol van ketenmachtigingen begint met de We-ID beheermodule. Ieder persoon binnen uw organisatie die met ketenmachtigingen gaat werken heeft een eHerkenningsmiddel van niveau 3 en toegang tot de beheermodule van We-ID nodig. Hebben mensen binnen uw organisatie eHerkenning van niveau 3? Dan heeft de beheerder automatisch, gratis toegang tot de beheermodule van We-ID.

Wanneer u een ketenmachtiging-overeenkomst hebt met We-ID dan heeft de beheerder ook toegang tot de ‘ketenmachtiging beheermodule’.

Stap 2

Print, onderteken en verstuur de ketenmachtiging offerte van We-ID

De beheerder van uw organisatie krijgt toegang tot de ketenmachtiging-functionaliteit in de beheermodule van We-ID wanneer wij hebben kunnen bevestigen dat de ondertekende offerte voor ketenmachtigingen retour is gestuurd naar: We-ID eHerkenning Postbus 18 8200AA Lelystad Hier dienen ook de kopie identiteitsbewijzen van de wettelijke vertegenwoordigers aan toegevoegd te worden.

Stap 3

Vul het upload-bestand nauwkeurig in

Download het upload-bestand en vul het aan de hand van deze instructies nauwkeurig in. Volg de instructies heel precies, want een bestand met fouten zal niet worden geaccepteerd door de beheermodule.

Waar u op moet letten:

KvK nummers moeten allemaal ingevuld zijn en uit exact 8 cijfers bestaan. Zijn er velden in de kolom ‘KvK nummer’ leeg gelaten? Dan zal het bestand niet geaccepteerd worden door de beheermodule. Controleer het dus goed.
LET OP: is het eerste cijfer van een KvK nummer een ‘0’ en verdwijnt deze na het invullen? Let er dan op dat u de eerste kolom als ‘tekst-veld’ opslaat.
Geldig e-mailadres; wij controleren of er een geldig e-mailadres is ingevoerd.
Ook de velden van de contactpersonen moeten worden ingevuld.

Wordt uw upload-bestand alsnog geweigerd? Kijk dan goed welke velden niet correct zijn, corrigeer dit vervolgens in het originele upload-bestand voor u het opnieuw upload. Pas als alle velden correct zijn wordt het bestand geaccepteerd en kunt u verder naar de volgende stap.

Stap 4

Notificeer uw relaties

Stuur uw relaties een aankondigingsmail met uitleg over ketenmachtigingen en het vervolgproces. Doe dit voordat u vanuit de We-ID beheermodule de ketenmachtiging-overeenkomsten verstuurt.

Download voorbeeld

Lees deze tekst zelf ook goed door want het kan zijn dat u hier vragen over gaat krijgen van uw relaties. Om vertrouwen te wekken bij uw relaties, dient deze mailing vanuit uw eigen systemen te worden verstuurd. Na deze mailing komt de automatische mailing vanuit de We-ID beheermodule, dankzij de aankondigingsmail zullen ze het minder snel negeren.

Stap 5

Verzend ketenmachtiging-overeenkomsten naar relaties

Verstuur binnen redelijke termijn na de verzending van de aankondigingsmail, de daadwerkelijke ketenmachtiging-overeenkomst naar uw relaties vanuit de We-ID beheermodule.