Humanitas

Humanitas stapt met We-ID over op eH2+ en eH3.
“We-ID dacht echt met ons mee. Dat hebben we als zeer prettig ervaren.”

Marga van Klinken

Coördinator vrijwilligersbeleid Humanitas

De uitdaging

De ongeveer 20.000 vrijwilligers van Humanitas helpen elk jaar tienduizenden mensen om hun leven weer op de rit te krijgen. Bijvoorbeeld door een maatje te zijn na verlies van een dierbare, of na een periode van detentie. Maar de vrijwilligers helpen ook bij de opvoeding van kinderen of het op orde brengen van de administratie.

De uitvoerende vrijwilligers staan in rechtstreeks contact met de ‘deelnemers’. “Dat zijn vaak kwetsbare mensen”, vertelt Marga van Klinken, preventiemedewerker en coördinator vrijwilligersbeleid bij de vereniging Humanitas.

VOG aanvragen

De VOG-aanvragen – in het geval van Humanitas* honderden per jaar – worden verzorgd door circa 120 coördinerende vrijwilligers en officemanagers. Die beschikken daarvoor over een eHerkenningsmiddel. Zij kunnen daarmee inloggen bij screeningsautoriteit Justis die de verklaringen verstrekt. “Maar wij gebruiken eHerkenning ook voor het aanvragen van gemeentelijke subsidies”, merkt Van Klinken op.

Subsidie aanvragen

Voor subsidieaanvragen wilde Humanitas bovendien de stap maken van eH2 naar eH3. “We moesten het aantal middelen bovendien fors uitbreiden”, merkt Van Klinken op. “Meer mensen binnen de organisatie kregen een eigen eHerkenningsmiddel. Daarmee loggen ze niet meer in met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord, want dat is natuurlijk niet veilig. Met de nieuwe eHerkenningsmiddelen ontvangen de gebruikers een sms-code op hun eigen mobiele telefoon om in te loggen bij een dienst.”

* Voor het aanvragen van de verklaringen gebruikte Humanitas tot voor kort eHerkenning op betrouwbaarheidsniveau 1 (eH1). De ondersteuning voor eH1 kwam echter op 1 juli 2021 te vervallen. Vanaf die datum was het nergens meer mogelijk met een eH1-middel in te loggen. Humanitas stond daardoor voor de uitdaging om de eH1-middelen te verhogen naar eH2+, en dat in de zes districten waarin de vereniging actief is.

“Denk aan eenzame ouderen, of aan de kinderen die meegaan met onze Kindervakantieweken. In die gevallen hebben de vrijwilligers een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.”

– Marga van Klinken, Coördinator vrijwilligersbeleid Humanitas

De oplossing

“Al in een vroeg stadium werden we door We-ID uitgenodigd voor een webinar over de uitfasering van eH1. Daarin werd uitgelegd hoe de upgrade in zijn werk zou gaan en wat ervoor nodig was om op tijd klaar te zijn”, blikt Van Klinken terug.

“Dat hebben we als zeer prettig ervaren. We-ID dacht echt met ons mee.” Een belangrijke taak was weggelegd voor de officemanagers van Humanitas die als ‘beheerders’ de nieuwe middelen moesten aanvragen. Zij moesten de daarvoor benodigde gegevens zoals telefoonnummers en kopieën van identiteitsbewijzen opvragen bij de vrijwilligers en nauwgezet verzamelen in een Excel-bestand. “Die gegevens tekenden ze vervolgens met een blauwe pen af waarna de aanvraag naar We-ID ging”, aldus Van Klinken.

“De officemanagers hadden al best veel op hun bordje liggen. Om te voorkomen dat de upgrade stress zou opleveren, hebben we een tijdsplannetje voor ze gemaakt”, vervolgt Van Klinken. “Met dit plannetje zouden we bovendien de aanvragen bij We-ID spreiden, wat uiteindelijk een beetje vanzelf is gegaan.”

Op het gebied van de financiële administratie had Humanitas nog wel een uitdaging. Van Klinken: “Onze financiële administratie werkt met een districtsverdeling, waarbij de financiële overzichten voor elk district apart kunnen worden aangeleverd. Van We-ID ontvangen we echter één factuur. We-ID heeft met ons meegedacht hoe we de kosten voor eHerkenning toch op de juiste manier kunnen verdelen over de districten.

“We-ID dacht echt met ons mee. Dat hebben we als zeer prettig ervaren.”

– Marga van Klinken, Coördinator vrijwilligersbeleid Humanitas

Het resultaat

“De upgrade is uiteindelijk heel soepel verlopen, waardoor we op tijd klaar waren”, concludeert Van Klinken. “Dat is mede te danken aan het nauwe contact met We-ID. Zij hebben ons echt optimaal ondersteund. Ik had mijn vaste contactpersoon bij We-ID soms wel vijf keer per dag aan de telefoon.”

Het in bulk aanvragen van nieuwe eHerkenningsmiddelen was een uitzonderlijke situatie, weet Van Klinken. “Als we nu een nieuw middel nodig hebben, kunnen we dat gewoon aanvragen via de Beheermodule van We-ID waarna we een brief met activeringscode ontvangen. Het is via de Beheermodule niet nodig om een aanvraag uit te printen en samen met een kopie van een identiteitsbewijs op de bus te doen naar We-ID. Dat gaat volledig digitaal.”

“De upgrade naar eH3 is uiteindelijk heel soepel verlopen, waardoor we op tijd klaar waren. Dat is mede te danken aan het nauwe contact met We-ID. Zij hebben ons echt optimaal ondersteund.”

– Marga van Klinken, Coördinator vrijwilligersbeleid Humanitas

De vereniging Humanitas is een landelijke vrijwilligersorganisatie. De vrijwilligers helpen mensen om op eigen kracht iets aan hun situatie te veranderen. De hulp van Humanitas is gratis en altijd in de buurt; de vereniging heeft ruim tachtig afdelingen door het hele land. Meer informatie: https://www.humanitas.nl/