aanvragen
Of eHerkenning verplicht is, hangt af van uw rechtsvorm en de dienst waarbij u wilt inloggen. Voor rechtspersonen zoals een BV, VOF of stichting geldt in de meeste gevallen een verplichting. We-ID legt het u helder uit.
Voor welke rechtsvormen is eHerkenning verplicht?
eHerkenning is verplicht voor alle organisaties met een rechtspersoon of rechtsvorm die zakelijke contacten heeft met de overheid. Dit geldt voor:
- Besloten vennootschap (BV) en naamloze vennootschap (NV)
- Vennootschap onder firma (VOF) en maatschap
- Stichting en vereniging
- Coöperatie en andere rechtsvormen met een KVK-inschrijving
Heeft u een eenmanszaak? Dan kunt u voor de meeste overheidsdiensten nog inloggen met DigiD. Er zijn echter uitzonderingen, zoals het RVO-ondernemersportaal voor subsidies.
Voor welke overheidsdiensten is eHerkenning verplicht?
Voor rechtspersonen is eHerkenning verplicht bij een groot aantal overheidsdiensten:
- Belastingdienst: btw-aangifte, loonaangifte en vennootschapsbelasting via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- UWV: ziekmeldingen, WW-aanvragen en inzage in loongegevens via het werkgeversportaal.
- RVO: aanvragen van subsidies zoals de WBSO, ISDE en SDE++ via het RVO-ondernemersportaal.
- DUO: leerlingenregistratie, bekostiging en gegevensuitwisseling voor scholen en schoolbesturen.
- KVK: deponeren van jaarrekeningen en wijzigen van gegevens in het Handelsregister.
- Gemeenten en provincies: aanvragen van vergunningen, parkeerontheffingen en andere diensten.
- Zorgaanbiedersportaal (CIBG): meldplicht voor zorgaanbieders in het kader van de Wtza.
Wanneer is eHerkenning niet verplicht?
Er zijn situaties waarbij eHerkenning niet verplicht is:
- Eenmanszaak voor de meeste diensten: als eenmanszaak kunt u voor de btw-aangifte, UWV en veel andere diensten nog inloggen met DigiD.
- Uitbesteding aan accountant: laat u uw belastingaangifte verzorgen door een accountant of administratiekantoor? Dan logt uw accountant in met zijn eigen eHerkenningsmiddel via eenketenmachtiging. U heeft dan zelf geen eHerkenningnodig voor die aangifte.
- Aangiftesoftware: ondernemers die belastingaangifte doen via professionele aangiftesoftware hebben geen eHerkenning nodig voor die specifieke aangifte.
eHerkenning verplicht: welk niveau heeft u nodig?
Voor de meeste verplichte diensten is eHerkenning niveau EH3 vereist. We-ID adviseert EH3 aan te vragen. Met EH3 kunt u inloggen bij de Belastingdienst, UWV, RVO, DUO, Douane en meer dan 600 andere overheidsdiensten. U hoeft dan niet voor elke dienst een apart middel aan te vragen.
Veelgestelde vragen over eHerkenning verplicht
Kan ik een boete krijgen als ik geen eHerkenning heb?
De overheid legt in de meeste gevallen geen directe boete op voor het ontbreken van eHerkenning. Maar zonder eHerkenning kunt u niet op tijd aangifte doen, subsidies aanvragen of verplichte meldingen indienen. Dat kan wel leiden tot verzuimboetes, dwangsommen of het mislopen van subsidies. Tijdig aanvragen voorkomt dit.
Is eHerkenning ook verplicht voor buitenlandse bedrijven die in Nederland actief zijn?
Ja, als uw buitenlandse organisatie in Nederland belastingplichtig is of verplichtingen heeft bij Nederlandse overheidsdiensten, is eHerkenning ook voor u van toepassing. Sinds 29 januari 2024 kunnen organisaties zonder KVK-nummereHerkenning aanvragen op basis van een fiscaal nummer.
Is DigiD nog geldig als alternatief naast eHerkenning voor rechtspersonen?
Nee. Rechtspersonen zoals BV’s, VOF’s en stichtingen kunnen niet inloggen met DigiD bij zakelijke overheidsdiensten. DigiD is uitsluitend bedoeld voor burgers en eenmanszaken bij een beperkt aantal diensten. eHerkenning is het enigegeldige zakelijke inlogmiddel voor rechtspersonen.
Moet een nieuw opgericht bedrijf direct eHerkenning aanvragen?
Zodra uw rechtspersoon is ingeschreven bij de KVK en u zakelijke verplichtingen heeft bij de overheid, heeft u eHerkenning nodig. Vraag het direct aan na de KVK-inschrijving, zodat u niet voor verrassingen staat bij uw eerstebelastingaangifte of UWV-melding. De doorlooptijd bij We-ID is gemiddeld 1 tot 3 werkdagen.
Is eHerkenning ook verplicht voor non-profitorganisaties?
Ja. Stichtingen en verenigingen die subsidies aanvragen, personeel in dienst hebben of vergunningen aanvragen bij gemeenten hebben eHerkenning nodig. Ook voor de Wtza-meldplicht bij zorginstellingen en het aanleveren van de jaarverantwoording via DigiMV is eHerkenning verplicht.
Hoe weet ik welk eHerkenningsniveau vereist is voor een specifieke dienst?
Elke dienstverlener stelt zijn eigen minimumniveau vast. De meeste diensten vereisen EH3. Sommige diensten, zoals het Zorgaanbiedersportaal (CIBG), volstaan met EH2+. We-ID adviseert altijd EH3 aan te vragen: daarmee logt u ook in bijdiensten die een lager niveau vereisen, en staat u nooit voor een gesloten digitale deur.
