Anema Salaris & Advies

De uitdaging

Anema Salaris & Advies uit het Friese Grou verzorgt voor bijna 600 mkb-bedrijven de salarisadministratie. “We bedienen een brede groep klanten, van de bakker op de hoek tot horecabedrijven met ruim honderd medewerkers”, vertelt Alle Jan Anema, directeur van Anema Salaris & Advies.

De salarisadministratie is voor klanten van Anema in te zien via het online portaal ‘Personeel en Administratie’. “Maar hier kunnen ze bijvoorbeeld ook de verlofadministratie voeren, personeelsdossiers aanleggen en herinneringen voor verjaardagen instellen”, aldus Anema. “Ons online portaal is eigenlijk een volledig HR- en salarissysteem.”

“Voor ongeveer 100 klanten regelen wij bijvoorbeeld ook de ziek- en betermeldingen, en doen we de pensioenaangifte”, vervolgt de directeur. “Om namens de klant met eHerkenning in te kunnen loggen bij UWV en de pensioenfondsen hebben wij van de klant wel een ketenmachtiging nodig.”

Het verkrijgen van zo’n machtiging kan een complex en tijdrovend proces zijn met papieren documenten en natte handtekeningen. Daar zit volgens Anema geen enkele ondernemer op te wachten. “Zo’n machtigingsproces is ook wel een beetje verplichte kost, een formaliteit. Dan is het fijn als dat proces geautomatiseerd en zo soepel mogelijk verloopt. Zeker als meer dan honderd klanten een ketenmachtiging moeten afgeven.” 

De oplossing

De Beheermodule van We-ID biedt Anema Salaris & Advies de gewenste automatisering. Anema: “Hier vragen wij de eHerkenningsmiddelen aan waar we zelf mee inloggen bij onder andere UWV en pensioenfondsen. Maar vanuit deze module verstuur ik ook de machtigingsverzoeken naar nieuwe klanten.”

Het versturen van een machtigingsverzoek is volgens Anema een kwestie van het KvK-nummer van de klant opzoeken, inloggen in de Beheermodule van We-ID en het aanvraagproces in gang zetten. “Er gaat vervolgens automatisch een e-mail naar de klant met een document waarin staat waar hij Anema voor machtigt. De klant stuurt dit document samen met een kopie van een identiteitsbewijs ondertekend naar We-ID.”

Het resultaat

“Het versturen van een machtigingsverzoek naar een nieuwe klant heb ik met de Beheermodule van We-ID binnen vijf minuten geregeld”, stelt Anema tevreden vast. “Dat werkt eigenlijk altijd.”

“Als we een keer ergens tegenaan lopen, dan kan ik terecht bij de accountmanager van We-ID”, besluit Anema. “Onze accountmanager is gewoon een ontzettend leuke gast die altijd met een antwoord of een oplossing komt. Die ondersteuning is echt van toegevoegde waarde.”